指示出しの極意【無駄な業務をしない、させない！】
こんにちは。“小心者のぼく”です。
昇進して部下を持った。新入社員が入って育成担当になった。そんな時、適切な指示出しができていますか？
なんて不安に感じることが多いのであれば、それはまだきちんと指示出しができていない可能性があります。
私自身も、上手く指示が伝わらずいたずらに現場を振り回した経験があります。周囲に迷惑をかけたことから、本で勉強したり色々試していく中で最も指示が正しく伝わる方法を見つけました（私調べ6月20日時点）
そこで今回は、
誰でもできる指示出しの極意
について解説していきます。
この記事に書いてあることを実践することで、成熟していない社員を部下や後輩でも、期待通りのアウトプットができるようになります。今お困りの上司、先輩、育成担当者の方は是非参考にしてみて下さい。
▼結論
- 指示内容の目的を明確にする
- 報告、完了物の青写真の絵を描いて共有する
- 報告、完了物までの進め方を双方で確認し合い、経過報告の機会を設定する
- 人・物・金に関する権限範囲を伝え、場合によっては事前に根回しをしてあげる
▼指示出しの極意
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指示内容の目的を明確にする
なんでこれをしてほしいのか、何のために/誰のためにそれをしてほしいのかを伝えるようにしましょう。目的によってアウトプット（報告、完了物）が大きく変わる可能性があります。
例えば「過去の売上データを出しておいて」という指示を出した場合いかがでしょうか。
・来期の目標を考えるため
・今期の売上を分析するため
・会議資料にデータを挿入するため
これだけでも出力すべきデータは変わってくると思います。
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報告、完了物の青写真の絵を描いて共有する
実際に絵を描いて報告物、完了物の想定を伝えるようにしましょう。実際に私が指示を出す際にはこのような感じです。
例えば表かグラフか、横軸と縦軸は何か、どのようなページ構成か、章立てはどうか、どんなことを検討した結果が欲しいか。言葉だけでは伝わりにくいことも、絵にするとしっかり伝わります。
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報告、完了物までの進め方を双方で確認し合い、経過報告の機会を設定する
指示出し～報告・完了物提出までのステップを確認し合いましょう。私は指示出しと同時にこの書式を渡して数日後に記載して持ってきてもらいます。
この書式が埋まったら、実際にステップのフィードバックをしながら、どのタイミングで進捗報告をしてもらうかも決めておきましょう。
なぜこんなことまでしないといけないのか。それは相手の習熟度によっては考え方や進め方に多くの抜け漏れが発生し、役に立たないアウトプットがなされる可能性があるためです。
例えば「このアプリの導入を検討して欲しい」という指示を出したとしましょう。
費用対効果、導入難易度、機能、代替手段との比較、様々な検討事項があると思います。慣れていれば指示を出された瞬間に自分のすべきことが頭に浮かびますが、慣れていないと「何を考え、どう進めれば良いのか」が全く分かりませんよね。
報連相をさせる会議に関しては、別記事でもまとめていますのでご参照下さい。
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人・物・金に関する権限範囲を伝え、場合によっては事前に根回しをしてあげる
どの程度指示事項遂行に向けて権限があるかを伝えてあげましょう。
私がよく行う指示出しとしては、こんな感じです。
「営業部のAさんには私から伝えておくから、協力してもらってね」
「予算確保しておくから、〇〇万円以内で探してください。」
権限不明のまま、現場担当同士が政治的な根回しをしたり事務処理に手間取ることは、はっきりいって時間の無駄です。そんなことで指示の遂行が邪魔されても仕方ないですよね。
この辺りは、より上位の権限を持つ上司がポジションパワー、リレーションパワー、ヒューマンパワーを活用して道を作ってあげると効率的になります。
実際過去には担当者間で揉めてしまい、上手く指示を達成できなかったこともありました。指示を遂行する側も必死ですから、他部署の担当者に対する配慮を忘れて独りよがりな行動を取ってしまうこともあります。結果、指示を出した上司が非常識だと非難されてしまいます。
▼毎回やるのか
指示出しのたびにこんなプロセスを経ていたら、非常に時間がかかりますよね。
実際には指示を出す対象の成熟度（年齢ではなく能力や態度、やる気等）や緊急度、またどれくらいこの指示を遂行するのに時間がかかるかなども考える必要があります。私の中では下記図の赤い資格の領域の時にこの指示出しの仕方をします。
▼さいごに
いかがでしたでしょうか。
指示出しをする側が気を付けることでうまく仕事が進むケースは多々あります。是非今回解説した指示出しの極意を活用してみてください。
中堅社員にも有効ですよ。
